gestão e negócios
Gestão Secretarial: Relações Interpessoais
Prof.ª Vanderleia Stece
aula 05
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Material didático institucional
Para uma boa aprendizagem nesta disciplina, você deve acessar os seguintes materiais:
Na sequência assista às videoaulas.
Plano de Ensino
Os objetivos da aula de hoje são:
- Dominar as competências técnicas e comportamentais;
- Compreender e aplicar as diretrizes curriculares;
- Entender o planejamento estratégico como competência secretarial.
Conversa Inicial
Olá, aluno! Preparado para a nossa quinta aula de Gestão Secretarial?
Hoje vamos falar sobre “Multifuncionalidade”. Uma pergunta: o que é ser multifuncional no século XXI?
Na trajetória profissional ouvimos falar de dois tipos de funcionários: aqueles que se antecipam aos problemas e aqueles que deixam os problemas acontecerem. Atualmente, enquanto profissionais de secretariado, não podemos ficar restritos à da nossa rotina de trabalho. É preciso pois constantemente, aprimorarmos nossa visão empreendedora, holística e gerencial, adquirindo mais cultura de mundo e, principalmente, desenvolvendo habilidades inter-relacionais. Não dá mais para fazer uma coisa de cada vez! Tudo muda muito rápido!
Agora que você já sabe o que iremos estudar, que tal começarmos? E cadê a professora Vanderleia para nos ajudar?
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Tema 01 – Multifuncionalidade
Para que o profissional de secretariado exerça sua multifuncionalidade é importante que desenvolva uma visão holística da empresa, que saiba como os setores se interligam e como as pessoas se inter-relacionam.
E não se iluda achando que isso não acontece na primeira semana em que começa a trabalhar. Nada disso! Essa visão se desenvolve com o tempo de experiência, assim como com o tempo de amadurecimento da empresa também.
O que é importante fazer para ampliar essa visão?
Ir a cada setor, conhecer seus colegas e entender o mecanismo de trabalho, ou seja, a rotina diária. Sabemos que muitas pessoas não fazem isso, e a justificativa é a falta de tempo. Concordo com isso, mas se no início pudermos organizar o nosso tempo para que possamos estar ao menos uma hora por dia com os colegas, certamente teremos uma vantagem: conheceremos a empresa como um todo é isso nos dará muito mais segurança na tomada de decisão sobre o que fazer ou não fazer.
Professora Vanderleia, qual a importância da multifuncionalidade para o profissional do secretariado?
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Tema 02 – Competências Técnicas
Para que possamos exercer nossa profissão devemos desenvolver tanto as Competências Técnicas quanto as comportamentais.
Ao pensarmos em técnicas secretariais podemos destacar:
- Atendimento ao cliente
- Atendimento telefônico
- Organização da agenda e reuniões
- Organização de Eventos
- Elaboração de cronogramas, follow-up
- Preparação de Viagens nacionais e internacionais
- Redação e tradução de documentos
- Métodos aplicados aos arquivos correntes, intermediários e permanentes
Viu só quanta coisa?
A prática trará você a experiência e habilidade que precisará para exercer com efetividades suas tarefas. Para o aprimoramento das técnicas será sempre necessário investir em cursos na área, bem como na troca de experiências com os colegas, pois a todo momento novas técnicas e tecnologias vão sendo incorporadas ao contexto organizacional.
Contudo, não esqueça: É preciso entender a essência de cada uma das atividades, ou seja, a importância dela para a organização. Dessa forma, mesmo mudando de empresa ou de método, você saberá quais objetivos terá que atingir, e não perderá o foco de cada atividade.
Agora a Professora Vanderleia fala sobre importância das competências técnicas desenvolvidas pelo profissional do secretariado.
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Tema 03 – Competências Comportamentais
A primeira etapa já foi concluída, adquirimos competências técnicas, mas tudo só irá funcionar de maneira eficaz quando aliarmos as competências técnicas às competências comportamentais.
Atuam em conjunto as competências técnicas e competências comportamentais.
Posso ser ótima no domínio das competências técnicas, mas não irá adiantar se eu não souber conduzir bem as tarefas e o modo de tratar as pessoas que irão trabalhar comigo, e o bom relacionamento entre as pessoas no ambiente de trabalho começa pela comunicação.
Você conhece pessoas que dominam tecnicamente suas funções com segurança, mas na hora de transmitir essas informações tudo vira um “caos”? Não sabem a hora certa de falar, não se colocam no lugar do outro e muitas vezes não tem a menor paciência em retomar o conteúdo quando a pessoa não entende. E a pergunta: como contrataram essa pessoa?
Vamos ver mais detalhes com a professora Vanderleia?
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Tema 04 – As competências a partir das diretrizes Curriculares
As diretrizes curriculares são normas que orientam o planejamento educacional do curso em questão. São debatidas e esclarecidas pelo Conselho Nacional de Educação.
É importante conhecermos as diretrizes curriculares do curso de Secretariado Executivo, desta forma saberemos o que abrange o estudo e em que direção nos posicionamos melhor.
A professora Vanderleia traz mais detalhes sobre as Diretrizes Curriculares.
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Tema 05 – Planejamento estratégico enquanto competência secretarial
Abordaremos aqui o tema Planejamento Estratégico considerando que cada vez mais os secretários estão envolvidos na análise e tomada de decisão junto aos seus líderes. O profissional de secretariado trabalha ao lado do poder decisório, por isso é importante desenvolver ainda mais essa competência.
O planejamento estratégico inclui a empresa como um todo, pois envolve decisões estratégicas em médio e longo prazo, as quais deverão ser alinhadas pelo planejamento tático e operacional. A equipe que planeja é aquela que é dona do negócio, que tem visão empreendedora. Portanto para que o mesmo seja feito, é necessário antes de qualquer coisa conhecer a Visão, a Missão e os Valores da empresa.
Geralmente essas definições são dadas assim que a empresa é criada e deverá ser compartilhada e compreendida por todos os funcionários que ali trabalham.
Definição
| Missão | É a razão da existência da empresa, para que ela foi criada. Pode ser colocada a filosofia da empresa. |
|---|---|
| Visão | É a imagem da empresa perante a sociedade onde está inserida. Isso inclui os clientes internos e externos. |
| Valores | Os valores são o modo de conduta daquela empresa, são os princípios que norteiam a vida da empresa. |
A professora Vanderleia fala mais um pouco sobre o Planejamento Estratégico!
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Na Prática
Criando planilhas, materiais ou tabelas para ajudar na execução do planejamento estratégico.
Para que o profissional de secretariado consiga fazer parte da equipe do planejamento estratégico é necessário ter conhecimento geral e específico na área em que atua.
Analise a empresa em que trabalha e elabore a matriz SWOT:
| Pontos Fortes | Pontos Fracos |
| Oportunidades | Ameaças |
Atividade a ser realizada
Depois de analisar a matriz SWOT, descreva as soluções que deverão ser implantadas e as metas a serem realizadas na aplicação do PE.
Finalizando
O conhecimento adquirido nesta rota de aprendizagem permite uma visão global de um profissional que possui:
- Multifuncionalidade
- É intraempreendedor e Empreendedor
- A importância das Competências técnicas e comportamentais – que caminham juntas
- As diretrizes do curso de Secretariado Executivo enquanto fundamentação curricular
- O planejamento estratégico e a participação do profissional do secretariado
A professora Vanderleia está de volta e encerra a aula de hoje! Confira.
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Referências
ARDIONS, I.; ROMERO, Z.; SEQUEIRA, A. S. Organização e técnicas empresariais. Porto: Ed. Politema, 2006.
MAIA, F; OLIVEIRA, V. S. Secretariado em pauta: técnicas de assessoria e métodos de organização. Curitiba: Editora Intersaberes, 2015.
MAZULO, Roseli. LIENDO, Sandra. Secretária. Editora Senac, São Paulo, 2010.
NEIVA, Edméa Garcia, D’ELIA, Maria Elizabete Silva. As Novas Competências do Profissional do Secretariado - Ed. IOB – 2009.
OLIVEIRA, Marlene. BOND, Maria Thereza. Manual do Profissional de Secretariado. I. Conhecendo a Profissão. Ed Ibpex, 2009.
